Memvalidasi data di Excel

Memvalidasi Data di Excel

Dalam mengelola suatu data dalam excel, penggunaan data validation sangatlah penting karena dapat mengecek tentang validasi data yang dimasukan ke dalam cell. hal ini akan memudahkan kita dalam mengolah data tersebut sehingga data yang kita olah tidak salah ketik sehingga fasilitas ini mempunyai fungsi control.

Fasilitas ini dapat ditemukan di Group Data Tools pada tab ribbon (menu) Data seperti yang ditunjukan pada gambar 1.1 memvalidasi data di excel di bawah ini

gambar 1.1 Memvalidasi Data di Excel

Berikut contoh penggunaan data validation:

Misalnya kolom Pendidikan pada suatu data table karyawan hanya bisa diisi dengan SLTA,Sarjana S1,Sarjana S2,Sarjana S3 untuk lebih jelasnya lihatlah Ilustrasi gambar berikut.

gambar 1.2 Memvalidasi data di Excel

Langkah-langkah penggunaan fungsinya adalah :

1. Arahkan Pointer di cell D4, lalu klik data validation pada group data Tools pada ribbon data.
2. Muncul Kotak dialog data validation, klik tab setting, lalu pada validation criteria pada Dropdown Allow terdapat beberapa pilihan sebagai berikut :

• Any Value, data dapat berupa nilai apapun.
• Whole Number, data harus berupa angka.
• Decimal, data harus mengandung nilai angka decimal.
• List, data bersumber pada daftar, berupa kolom tertentu/table bantu.
• Date, data harus berupa tanggal.
• Time, data harus berupa waktu.
• Text length, membatasi Panjang Karakter yang bisa diinput.
• Custom, membuat criteria sendiri.

Untuk kasus table daftar karyawan di atas pilihlah list, lalu pada source isikan dengan kolom pada table bantu sehingga akan berisi

=$B$10:$B$13

Selanjutnya, klik tab input message. tab ini berguna untuk mengeset pesan tentang data yang boleh diinput. lihatlah ilustrasi gambar di bawah ini!

Gambar 1.3 Memvalidasi Data di excel

• Isi Tittle dengan PETUNJUK PENGISIAN.
• Isi Input Message dengan : Hanya boleh diisi dengan : SLTA, Sarjana S1, Sarjana S2, atau Sarjana S3.

• Selanjutnya Klik tab Error Alert, yang berguna untuk mengeset konfirmasi tentang data yang diinput benar atau tidak. Apabila data yang diinput tidak ada dalam table bantu, maka akan muncul pesan konfimasi data :data yang dimasukan salah! cara mengesetnya adalah seperti pada gambar berikut:

Gambar 1.4 Memvalidasi data di excel

Pada dropdown style terdapat beberapa pilihan, yaitu :

Stop, untuk menghentikan proses input data. dilakukan apabila data yang diinput tidak sesuai dengan criteria validasi.

Warning, untuk memberi peringatan bahwa data yang dimasukan tidak memenuhi criteria validasi.

Information, untuk memberikan informasi bahwa data yang dimasukan tidak memenuhi criteria validasi.

Sesuai table di atas isilah:

Style dengan stop

Tittle dengan “Konfirmasi Data”

Error message dengan “Data yang dimasukan SALAH!”

kemudian copy cell d4 ke cell D5 sampai D7.

Demikian cara memvalidasi data di excel